Zo gaan wij om met klachten

Do-In Academy is een kleine, persoonlijke organisatie. Alle docenten willen
graag fijne lessen geven en een goed contact onderhouden met studenten.
Bespreek het ontstane probleem daarom eerst met bij de betreffende
docent en overleg met hem/haar over een oplossing. Pas wanneer het niet
mogelijk blijkt mondeling overeenstemming te bereiken met de betreffende
docent, dan meld je dit binnen een week schriftelijk bij de directie van Do-In
Academy.
Wij hanteren een klachtenregeling om een zorgvuldige behandeling van een
deelnemer die zich eventueel met een klacht tot ons wendt te garanderen.
Het klachtenreglement geldt voor deelnemers aan alle activiteiten van Do-In
Academy: de verschillende levels, als ook de nascholingsmodules of
workshops.

Zie voor meer informatie de ‘Klachtenregeling Do-In Academy’ hieronder:
Klachtenregeling Do-In Academy te Leiden

1. Begripsbepaling
   1.1. Deelnemer: Ieder die feitelijk deelneemt of heeft deelgenomen aan
   een activiteit van Do-In Academy of die zich definitief hiervoor heeft
   aangemeld, middels het invullen van een deelnameformulier en voldoen
   van inschrijfgeld.

1.2. Directie: de directie van Do-In Academy.
1.3. Activiteit: 3- jarige Do-In opleiding, bijscholing, module, specialisatie
of enige andere bijeenkomst die door of namens Do-In Academy in
groepsverband wordt aangeboden of georganiseerd.
1.4. Docent: De docent die in opdracht van Do-In Academy een
(onderdeel van een) activiteit in groepsverband uitvoert.
1.6. Melding: een uiting van ongenoegen aan Do-In Academy over de wijze
waarop Do-In Academy zich in een bepaalde situatie heeft gedragen danwel
diensten heeft geleverd.
1.7. Klacht: een formele, schriftelijke uiting van ongenoegen over de
manier waarop Do-In Academy zich in een bepaalde situatie – gerelateerd
aan de uitvoering van een activiteit – heeft gedragen danwel diensten heeft
geleverd. Een klacht kan niet eerder worden ingediend dan wanneer een
melding (zie 1.6) niet tot genoegen van partijen is afgehandeld.

1. Toepasselijkheid
   Deze klachtenprocedure is van toepassing op alle activiteiten van Do-In
   Academy.
2. Melding, indienen van een klacht en vertrouwelijkheid
   3.1. Een deelnemer zoekt binnen één week nadat de deelnemer de
   gebreken heeft geconstateerd of heeft kunnen constateren, contact met de
   docent om het probleem op te lossen. Mocht het niet lukken monderling
   overeenstemming te bereiken, dan doet een deelnemer binnen een week
   na dit overleg schriftelijk een ‘melding’ van ongenoegen bij de directie van
   Do-In Academy.
   3.2. De directie van Do-In Academy geeft binnen twee weken bevestiging
   van de melding. De directie heeft tevens de verplichting zich in te spannen
   deze melding binnen een redelijke termijn, doch uiterlijk binnen 2 weken
   na ontvangst, in onderling overleg op te lossen. Mocht dit niet lukken, dan
   neemt de directie binnen het verstrijken van deze twee weken contact op
   met de deelnemer waarbij het uitstel wordt toegelicht. De directie geeft een
   indicatie van de tijd die nodig is het probleem op te lossen.

3.3. De directie stelt vast waarop de melding betrekking heeft en
registreert deze melding.
3.4. Indien mogelijk zal de directie de melding direct afhandelen. Indien dit
niet direct mogelijk is, zal zij contact opnemen met de deelnemer en
nadere afspraken maken over de afhandeling.
3.5. Terugkoppeling kan zowel mondeling (telefonisch) als schriftelijk (email)
geschieden.
3.6. Indien de melding niet naar tevredenheid van de deelnemer is
afgehandeld, meldt de deelnemer dit tijdig, ditmaal als schriftelijke klacht
bij de directie. Onder tijdig wordt verstaan binnen maximaal 2 weken na
afhandeling van de ‘melding’. Het niet tijdig indienen van de klacht kan tot
gevolg hebben dat de deelnemer rechten ter zake verliest.
3.7. Do-In Academy zal de klacht in behandeling nemen en intern
bespreken, waarna de bevindingen zullen worden teruggekoppeld aan de
deelnemer.
3.8. Een formele klacht wordt altijd schriftelijk ingediend en ondertekend
en bevat ten minste:
– De naam, het adres van de indiener;
– De dagtekening;
– Een nauwkeurige omschrijving van de klacht;
– De periode waarin de klacht is ontstaan.
Meldingen en klachten kunnen worden verzonden naar:
Do-In Academy
T.a.v. de directie
Rijndijkstraat 89
2313 NJ Leiden
Do-In Academy neemt alleen schriftelijke meldingen en klachten in
behandeling en adviseert de klager om de melding/klacht aangetekend te
versturen.

3.09. Elke melding/klacht wordt door Do-In Academy, de leden van de
klachtencommissie alsmede de klager strikt vertrouwelijk behandeld en
slechts met direct betrokkenen besproken.
3.10. Do-In Academy heeft de verplichting zich in te spannen klachten
binnen redelijke termijn, doch uiterlijk binnen 4 weken op te lossen. Mocht
dit niet lukken binnen de vastgestelde termijn, dan wordt de deelnemer op
de hoogte gehouden door de directie, waarbij het uitstel wordt toegelicht.
De deelnemer ontvangt een nieuwe indicatie voor de termijn van
afhandeling.

1. Geen verplichting tot behandeling
   4.1. Do-In Academy is niet verplicht de melding of de klacht in behandeling
   te nemen indien:
   4.1.1. de melding/klacht betrekking heeft op iets anders dan de uitvoering
   van activiteiten van Do-In Academy;
   4.1.2. hierover door deelnemer reeds eerder een klacht is ingediend en
   deze als formele klacht is behandeld, conform overige artikelen in deze
   klachtenprocedure;
   4.1.3. dit langer dan 1 maand voor het indienen van de klacht heeft
   plaatsgevonden;
   4.1.4. door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere
   rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is of
   onderworpen is geweest.
   4.2. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de indiener zo
   spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 3 weken na ontvangst van de klacht
   mondeling (telefonisch) danwel schriftelijk in kennis gesteld.

2. Klachten
   5.1. Do-In Academy draagt zorg voor een bevestiging (schriftelijk of per email)
   van ontvangst van de klacht aan de indiener binnen twee weken na
   ontvangst.

3. Afhandeling klachten
   6.1. Wanneer een deelnemer een klacht heeft, stelt de directie van Do-In
   Academy een team (klachtencommissie) bestaande uit een onafhankelijke derde, met name Sanne van der Hout,
   filosofisch consulent. Deze geeft door middel van vragen stellen inzicht
   en wijs op mogelijke uitwegen.
   6.2. De behandeling van de klacht geschiedt door de directie, danwel de
   klachtencommissie, die het verhaal van beide partijen betrekt in de
   afweging.
   6.3. De directie, danwel klachtencommissie, beslist binnen 4 weken inzake
   de klacht.
   6.4. De uitspraak van de klachtencommissie is bindend voor zowel degene
   die de klacht indient, als Do-In Academy.
   Consequenties worden door Do-In Academy zo snel mogelijk
   afgehandeld, binnen vier weken. De deelnemer ontvangt bericht wanneer
   dit niet mogelijk is, waarbij het uitstel wordt toegelicht met een nieuwe
   indicatie van de verwachte tijd die ervoor nodig is.
   6.5. De klachtencommissie kan wegens bijzondere omstandigheden de
   afhandeling van de klacht voor ten hoogste 4 weken opschorten.
   6.6. De klachtencommissie doet van de verdaging mondeling (telefonisch)
   danwel schriftelijk melding aan de klager, onder vermelding van de reden
   van verdaging en de nieuwe termijn waarbinnen de afhandeling van de
   klacht naar verwachting plaats zal kunnen vinden.
   6.7. De directie, danwel de klachtencommissie, stelt de klager in de
   gelegenheid te worden gehoord.
   6.8. De toepassing van lid 6.7 kan achterwege gelaten worden, indien de
   indiener heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht om
   gehoord te worden of als een klacht kennelijk ongegrond is.
   6.9. De klachtencommissie maakt een verslag van het horen, welke deel uit
   maakt van de terugkoppeling naar direct betrokkenen.
   6.10 Klachten en de wijze van afhandeling worden voor de duur van twee
   jaar bewaard.

4. Citeertitel

7.1. Deze regeling kan worden aangemerkt als “Klachtenregeling Do-In
Academy”.

1. Inwerkingtreding en blijvende geschillen
   8.1. Deze Klachtenregeling Do-In Academy treedt in werking per 1 januari
   2015.
   8.3. Deze overeenkomst wordt beheerst door Nederlands recht.
   8.4. Geschillen die niet in onderling overleg kunnen worden opgelost,
   kunnen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter.
   8.5. Alle geschillen worden uitsluitend beslecht door de terzake bevoegde
   rechter.
   Toelichting
   Zoals eerder beschreven, vinden wij het bij de aard van onze opleiding
   passen te proberen klachten altijd eerst te verhelpen samen met de direct
   betrokkenen. Wij vertrouwen erop dat dit altijd mogelijk is. Mocht dit
   echter niet tot een bevredigende oplossing leiden, dan kan de klacht
   volgens de beschreven procedure kenbaar gemaakt worden.
   Een formele klacht dient betrekking te hebben op de wijze waarop Do-In
   Academy de activiteit waaraan de deelnemer deelneemt, uitvoert.
   Algemene klachten over de wijze van het uitvoeren van het bedrijfsbeleid
   vallen aldus buiten deze klachtenregeling.
   Indien Do-In Academy de klacht naar tevredenheid van de deelnemer heeft
   afgehandeld, danwel wanneer de deelnemer aangeeft van de wens tot
   verdere afhandeling af te zien, vervalt de verplichting tot verdere
   afhandeling.